先日、イベントの直前に
連絡がきたんですが、うっかり
申し込み期限が過ぎてしまいましたw
『早めに言ってくれれば大丈夫だったのに〜』と
いうことも結構ありませんか？
基本『人は行動しない』
今回は、
手造りイベント告知のタイミングについて。
主催者側も予算の都合でスタッフが少なかったり、
手造りイベントだと色々、大変だと思いますがつい、
準備に忙殺されて集客はギリギリになりがちです。
そもそも割けるリソースが少ないので
「そこまでは・・・」という気持ちも
大なり小なりあると思います。
なので、プロのイベンターは、
効果よく効果を発揮する集客導線構築に
とても手間暇を掛けています。
そして、自分のメンターからの
受け売りですが、こんな言葉があります。
『戦略なき計画は無意味な行為』
この場合、戦略がマーケティング(仕組み化）で
計画がイベントという事になりますが、
どちらが欠けていても効果は薄い、
または、財源を含めた体力勝負になり、
継続することが難しくなってしまいます。
イベントなどの開催準備期間の基準は？
イベントの規模が大きくなればなるほど、
当然、準備期間も長くなりますが、小規模の
1人〜数人程度のイベントなら行動目標として
・最低１ヶ月前＝SNS告知、LP公開して早期割(特典PR）など。
・最低2週間前＝早割から通常料金になる告知。特典効果で申し込みが集中する第一波。
・1週間前＝リマインド。申し込みが集中する第二波。(〆切日の効果)
・当日＝通常又は当日料金。
水面下で最低半年〜３ヶ月くらい前から
会場調整や上記のスケジュール感で進めて
先にLP作成、専用HP、記事の原稿、
フライヤー作成などを進めておけば、
あとはGO!するだけなので
１ヶ月前には集客とリハに集中が出来ます。
更に『前払い制』もポイントで、現状の
「売上見込み」が可視化され、原価割れになるか、
利益が出るのかも把握ができるので、
集客の継続か予定変更するか戦略を立てやすくなります。
因みに、20人のハコなら倍の最低40人以上へは
声を掛けないと目標には届かないでしょうし、
もしキャパオーバーになったら溢れた人へは、
次回公演の申し込み先行予約権をつけるなど
リピート戦略へ移行もできます。
もしそれでも全然反応がダメなら、
そもそも企画内容か、金額か、開催日が問題なのか、
会場アクセスが問題なのか、改善の課題として分析します。
また『前払い制』はキャンセル防止の意味もあります。
その際、返金トラブルなどにならない様に
「キャンセルポリシー」の記載は必須です。
積み上げ式じゃなく逆算式
専門のイベント屋でもない限り、
「何かイベントでもやるか」的な感じで
結構「ノリ」で始まるパターンも多いと思います。
それはそれで、楽しいのですが、
実際動くとあれやって、これやって・・・と
タスクが電光石火のごとく襲ってきて、
慣れていないと頓挫する可能性もあります。
メチャクチャ忙しくなるので、
可能なら年間計画として半年から1年前に
スケジュール帳に書き込み、(あくまで目標設定として）
逆算で３ヶ月前には８割完了している状態へ持っていき、
本番１ヶ月前にはほぼ何もしなくても
良い状態へ持っていければ、突発な変更、調整があっても
余裕がありますし、集客やリハにも集中ができるので
おのずと質の高いイベントになって、
他のスケジュールとの調整もしやすくなります。
本番前は体調、役割の確認だけに収め、
当日まで打ち合わせが必要な状態は
(心配性の人はやりがち）余計な混乱や
事故を起こす原因になるので避けたいところです。
学校の運動会を思い出せば、毎年、
先生が当日までどんな段取りで準備をしていたか、
当日はどんな行動をしていたか参考になると思います。
まとめ
・人は行動しない。期限が必要。
・戦略なき計画は無意味な行為
・スケジュールは逆算思考。
・集客目標人数の倍以上は声を掛ける。
・キャンセル防止と集客状況把握の為の前払い制
気温も暖かくなり、コロナ禍の時の様な
イベント会場のピリピリムードも弱まり、
以前のような活気も戻りつつありますね。
この３年間、溜まった鬱憤を晴しに
イベントへ足を運んではどうでwしょうか？
P.S.
先日、くしゃみが原因で
自動車事故があったそうです。
個人的には、コロナ禍より、
毎年の花粉の方がキツいんですけど・・・。
仕事にも影響しているのに、
なぜ「花粉症事業支援給付金」はないのか??
それこそ、不要不急の外出は控えたいw
今日も、良い1日を！
